Inzichten Verkrijgen

In mijn vorige blogartikel heb je kunnen lezen dat je met een SIPOC het proces in kaart kan brengen. Dit blogartikel beschrijft hoe we met SIPOC daarna inzicht kunnen krijgen in de verbeterpunten. Dit wordt uitgevoerd in de tweede fase van de DMAIC-cirkel, namelijk de Measure fase.

In heb al eerder beschreven dat Lean IT zaken op een net iets andere manier benaderd. Een proces wordt bijvoorbeeld liever een waardestroom (Value Stream) genoemd. Een waardestroom is een verzameling van activiteiten die nodig zijn om het product of de service te produceren en uiteindelijk te bezorgen bij de klant. Bij de analyse van deze waardestroom wordt er een onderscheid gemaakt in activiteiten die waarde toevoegen én activiteiten die zorgen voor verspilling. Dit wordt Value Stream Map genoemd en geeft dus een helder overzicht van de totale waardestroom en inzicht in de verbeteringen die mogelijk zijn voor een betere doorstroming (flow).

Plotten van verspilling

Op basis van de eerder genoemde SIPOC kan deze Value Stream Map kan er als volgt uitzien:

We zien hier aantal interessante dingen:

  • Het compleet maken van de aanvraag ná het in ontvangst nemen kost relatief veel tijd. Zo ook het maken van een afspraak voor de werkplek specialist;

  • Het autoriseren van de aanvraag ná het compleet maken van de aanvraag door de logistiek planner is een processtap die weinig waarde voor de klant toevoegt;

  • In een aantal gevallen blijkt dat na controle van de voorraad, steeds opnieuw hetzelfde werk gedaan wordt;

  • Het transport van het magazijn naar de locatie van de aanvrager van de werkplek geeft veel vertraging.

Nu wordt plots inzichtelijk waarom het daadwerkelijke werk (150 minuten) slechts 5% is van de totale doorlooptijd (6510 minuten) bedraagt.

Conclusie

De Value Stream Map maakt in de SIPOC duidelijk onderscheid in activiteiten die waarde toevoegen én activiteiten die zorgen voor verspilling. Op deze manier krijgen we inzicht in de verbeteringen die we kunnen doorvoeren. De volgende stappen zijn nu om achter de oorzaak van het probleem te komen, op basis hiervan het proces te verbeteren en daarna de verbeteringen te borgen. Hoe je dit kunt doen, beschrijf ik mijn volgende blogartikel.

Nu ben jij aan de beurt

Vond je dit artikel interessant? Binnenkort het laatste deel 5!

Heb je vragen of opmerkingen? Of misschien wel een eigen visie op het gebruik van Lean IT als onderdeel van de ISM- of ITIL-processen? Dan hoor ik ’t graag van je.

Vriendelijke groet
Frank Eerland
Procesconsultant