Werkwijze verbeterenDe ITSM-software van Mproof is zeer geschikt voor Dashboards en Rapportages

Heb je ooit een software-tool voor je IT-organisatie geïmplementeerd die qua functionaliteiten uitblonk, maar waarvan de implementatie nooit een succes is geworden? Bijvoorbeeld een ITSM-oplossing?

Wij hebben veel organisaties gezien waarbij dit het geval was. In alle gevallen is er veel tijd en geld besteed, zonder noemenswaardige verbeteringen. In dit blogartikel licht ik drie redenen uit waarom dit soort ITSM-projecten vaak mislukken.

 

3. Zorg voor een gedegen vooronderzoek.

Eigenlijk is het heel simpel: op lange termijn is iedere implementatie van een Service Management-applicatie gedoemd te mislukken als niet eerst de processen en procedures goed op orde zijn gebracht. Bovendien speelt ook het trainen van de gebruikers na de implementatie een cruciale rol.

Het begint bij de voorbereiding: veel organisaties nemen onvoldoende moeite om grondig vooronderzoek te doen. Kies niet zomaar een leverancier van ITSM software die de software voor je installeert en je vervolgens in het diepe laat vallen.

 

2. Stel de juiste prioriteiten.

Wanneer je ervoor kiest de ITSM-projecten in je organisatie een boost te geven, zorg er dan voor dat de juiste prioriteiten worden gesteld. Kies niet voor toeters en bellen, maar begin met een gedegen fundament. Als je een auto koopt, koop je die ook niet voor de mooie knopjes op het dashboard, maar voor de gedegen motor. Blijf rationeel nadenken en stel jezelf de vraag: wat is echt belangrijk voor de organisatie en wat is een ‘nice-to-have’. Breng daarnaast fasering aan in je projecten. Probeer niet alles in één keer uit te voeren.

 

1. Zet de goede mensen op de goede plek (en geef ze de juiste verantwoordelijkheden).

Eén van de belangrijkste succesfactoren is het beleggen van de verantwoordelijkheden voor de diverse processen in de organisatie. Vaak wordt hier te licht over gedacht. Binnen elke organisatie moet er iemand eindverantwoordelijk zijn voor de procesuitvoering, -rapportage en –optimalisatie.

Alhoewel procesgericht werken goed is voor een organisatie – je kunt hier een bepaald kwaliteitsniveau borgen en de uitkomsten van een afdeling / business unit voorspelbaar maken – druist het in tegen onze psychologie en behoeften. De meeste mensen ervaren procedures als saai, vervelend en beperkend in hun creativiteit. Daarom is het van belang om dit goed te organiseren en beide aspecten binnen een organisatie ruimte te geven.

Indien procesmanagement niet goed is belegd, zullen de processen aan de aandacht ontsnappen. In de praktijk zie je dat na enkele jaren opnieuw een project wordt opgestart om alle processen opnieuw in te richten. Door het aanstellen van verantwoordelijken per proces met goede aansturing, blijven de processen onder de aandacht. Dat scheelt later een hoop gedoe.

Lees hoe Mproof projecten implementeert.

 

Deel je eigen tips.

Heb je zelf nog ideeën en tips om een succes te maken van je ITSM-projecten en de bijbehorende software? Laat ze achter in de reacties hieronder. Ik ben erg benieuwd.