Inzichten Verkrijgen

In mijn vorige blogartikel heb je kunnen lezen dat je met een Value Stream Map duidelijk onderscheid kan maken in activiteiten die waarde toevoegen én activiteiten die zorgen voor verspilling. De volgende stap is nu om met het inzicht dat we hiermee verkregen hebben, achter de oorzaak van het probleem te komen. Het proces kan hierna verbeterd worden en dient ten slotte geborgd te worden. We doorlopen dus de fases Analyze, Improve en Control van de DMAIC-cirkel.

Tijdens de Analyze fase wordt de oorzaak van het probleem gevonden. Lean IT reikt hiervoor verschillende technieken en tooling aan. Denk bijvoorbeeld aan een Pareto-analyse. Met een Pareto-analyse wordt direct inzichtelijk dat 80% van alle klachten voortkomt uit 2 van de 10 klachtsoorten (20%). De bekende 80-20 regel. Met de Pareto-analyse kunnen we dus tot een rangschikking komen van belangrijke en minder belangrijke oorzaken. Een andere techniek is het toepassen van de Ishikawa-diagram. Dit diagram dat ook wel bekend staat als visgraatdiagram is een grafisch hulpmiddel om potentiële oorzaken van een probleem of een effect helder in kaart te brengen.

Er is vastgelegd waarom het proces de gemeten resultaten oplevert. Het is nu dus tijd om tijdens de Improve fase de best passende oplossing door te voeren. In Lean IT wordt hiervoor vaak Poka-Yoke toegepast, ofwel het ‘foolproof’ maken van het proces. Ik heb al eerder genoemd dat Ikea hier erg goed is, want het is bijna onmogelijk om je nieuwe kast op een verkeerde manier te monteren. Denk ook aan het afgesneden hoekje van het simkaartje van een mobiele telefoon. Zo kun je dit kaartje nooit verkeerd in je mobiele telefoon stoppen. De best passende oplossingen worden dus geïmplementeerd.

Nu zal alles geborgd moeten worden. Er zullen dus maatregelen getroffen moeten worden om niet in de oude situatie te vervallen. Dit gebeurt tijdens de Control fase. Vaak wordt tijdens deze fase de ‘5x waarom’ techniek gebruikt. Stel de vraag waarom dit probleem is ontstaan. Het resultaat is een antwoord met weer een nieuw of ander probleem. Je merkt nu ook dat het management zichtbaar op de werkvloer is en ook behoren trainingen en opleidingen tot deze fase. Belangrijk hierbij is dat resultaten gecommuniceerd worden naar de rest van de organisatie en het succes gevierd wordt!

Conclusie

Nadat de oorzaak van het probleem duidelijk is gemaakt en het proces is verbeterd, zorgen we ervoor dat we niet in de oude situatie vervallen. Iedere fase voedt de volgende fase om zo steeds weer verbeteringen door te kunnen voeren. We zien dat de DMAIC-cirkel een verbetermethode is dat continue toegepast kan worden.

Nu ben jij aan de beurt

Vond je dit artikel interessant?

Heb je vragen of opmerkingen? Of misschien wel een eigen visie op het gebruik van Lean IT als onderdeel van de ISM- of ITIL-processen? Dan hoor ik ’t graag van je.

Vriendelijke groet,
Frank Eerland
Procesconsultant